クラウド電話とは

従来の交換機（PBX）は、オフィスの中にハードウェアとして設置されるもので、電話回線を収容します。複数の電話機（ビジネスフォン）を電話線で接続することで、複数の電話番号をそれぞれの電話機で使うことができます。
オフィスが複数ある場合は、拠点ごとに交換機（PBX）を設置する必要があります。
拠点間の通話は、専用回線を使用する場合は専用回線の利用料金がかかり、専用回線を使用しない場合は通常の通話料が発生します。

IP-PBXは、電話機（ビジネスフォン）をIP電話機にすることで交換機（PBX）と電話機の内線接続がインターネット経由でできるようになったものです。
1台の交換機（PBX）をインターネット経由で複数のオフィスの電話機から接続することが可能になり、運用コストの軽減や業務効率の向上が実現します。

クラウド電話は、交換機（PBX）をクラウド上に設定したものです。電話機もスマートフォンやパソコンを活用することができ、オフィス内には交換機本体も電話機（ビジネスフォン）も電話配線も不要になります。設定作業もインターネット上で可能となり、運用コストや効率が格段に向上します。
また、すべての端末がインターネット経由で接続されるため、オフィスという枠に囚われず外出先やサテライトオフィス、在宅勤務の自宅などインターネット環境のあるすべての場所で、オフィスの電話を利用することができます。

スマートフォンに専用のアプリを、パソコンには専用ソフトをインストールすることで、それぞれの機器をクラウド電話として利用することが可能です。 つまり、デスク上の電話機端末が不要になるだけでなく、インターネット環境に接続されたスマートフォンやパソコンが場所を問わずビジネスフォン端末として利用できます。

クラウド電話に接続された電話回線は、インターネットに接続されたスマートフォンなどで発着信が可能です。
つまり、東京本社の03で始まる代表番号が大阪や福岡など全国の拠点で発着信可能です。
インターネット環境があれば、ニューヨークやシンガポールなどの海外の拠点でも利用できることになります。

交換機（PBX）がクラウド上に設定されていることから、すべての設定はブラウザ上で行うことになります。従来の交換機（PBX）やIP-PBXは、設定変更のたびに専門業者に依頼をする必要がありましたが、クラウド電話ではその必要はありません。
組織変更による内線番号の変更などもブラウザ上から簡単にできます。

クラウド電話を提供する会社の中には、通話だけでなくチャット機能や勤怠管理機能などを利用できるサービスもあります。
社内の電話システムの枠を越えて、テレワークや在宅ワーカーの支援ツールとしての活用も可能です。

クラウド電話は、物理的なハードウェアによる制約から解放され、インターネットインフラを活用した新しい電話システムです。
必要な設備は、クラウド上に設定したPBXシステムとスマートフォンやパソコン、インターネット環境と電話回線（電話番号）のみですので、従業員2～3名で日中は全員が外出しているような企業から、従業員が1,000名を越えるような大企業、世界中に拠点を構えるグローバル企業まで、事業規模に囚われない柔軟で最適なシステムの構築が可能です。

従来の交換機（PBX）の場合、従業員のデスクの数だけ電話機を設置することが通例です。
しかし営業職など外回りの機会が多い社員の場合、デスク上の電話機は日中ほとんど使われません。
また、取引先から電話があった際は、オフィスにいる社員が一次応対して外出先の社員に伝言をする必要がありました。
クラウド電話では、取引先からオフィスにかかってきた電話を、社員が携帯しているスマートフォンで直接受けることができるため、「電話の取り次ぎ業務」が不要になります。
そのため、テレワーク・在宅勤務の移行をスムーズに行うことができます。

デスクの上に電話機を設置するということは、デスクの上まで電話機の配線をしなければいけないことを意味します。
電話機の増減やオフィスのレイアウトの変更が発生するたびに配線の変更が必要になります。
これは配線にかかるコストだけではなく、オフィスの景観を損なう側面もあり、多くの企業で課題とされてきました。
クラウド電話では、従来のビジネスフォン電話機ではなくスマートフォンやパソコンのソフトフォンが使用できるため電話機の配線は不要です。
また、オフィス内に無線LAN（Wi-fi）環境があればLAN配線も不要となり、オフィスの景観が改善されます。

これまでは取引先からの電話はオフィスで応対するしかありませんでした。
なぜなら会社の電話回線はオフィスに引き込まれており、電話回線に接続された電話機はオフィスに設置するしかなかったからです。
しかし、クラウド電話は電話回線も電話番号もオフィスではなくクラウド上で管理しています。
つまり、インターネット経由でクラウドに接続すればあらゆる場所で電話の応対が可能です。
外出先の従業員、サテライトオフィスでテレワーク中の従業員、在宅勤務中の従業員など、クラウドにアクセス可能なすべての従業員がオフィスという「場所」に囚われずに電話の応対をすることが可能です。

従来の交換機（PBX）やIP-PBXは、移転やレイアウト変更、組織変更による内線番号の追加や変更が発生する場合は、その都度工事業社に作業を依頼する必要がありました。
クラウド電話は、上記のような設定についてもブラウザ上からアクセスして変更を行うことが可能です。
社内にITの知識をもった社員がいれば、工事業社に依頼しなくても設定の変更を行うことができ、ITの知識がない場合でも工事業社は遠隔での作業で完結するため、工事手配にかかる日数や作業員の派遣コストなどを削減できます。
必要なタイミングに対して最短・最小のコストで運用が可能です。

オフィス内や拠点間、外出の多い従業員への運用に限らず、昨今注目されているテレワークや在宅ワークなどの新しいワークスタイルにも柔軟に対応可能です。
また、サービスによってはチャットなどのコミュニケーションツールや勤怠管理ツールなどを標準またはオプション機能として選択できる場合もあります。
社内のコミュニケーションシステムとして運用することで、コミュニケーションロスの防止につながります。

クラウド電話は、交換機本体や電話機、電話線などのハードウェアを必要としないため、機器代金が発生しません。
ソフトウェアやアプリのライセンス代金で導入が可能なため、ハードウェア機器のリース代金や導入コストの大幅な削減が可能です。
また、設定変更などによる運用コストや、外出中の社員や拠点間で発生するコミュニケーションコストも大幅に削減できます。

インターネットを活用したサービスであるため、インターネット環境がなければ利用できないサービスといえます。
また、通話品質を維持するためには安定した接続環境が必要です。
オフィス内に敷設するインターネット回線の安定性だけでなく、社内のネットワーク環境（社内LAN環境）も必要になります。

場所を問わない運用が可能な反面、セキュリティやプライバシー保護に対するリスクがオフィス外に分散してしまうともいえます。
スマートフォンで運用する場合は、アプリ内の電話帳に掲載されている顧客情報へのプライバシー保護対策は必須です。
特に、社員のプライベート端末で運用（BYOD：Bring your own device）する場合は、従業員に対してガイドラインの制定を視野に入れた運用が好ましいといえます。
また、在宅ワーカーの自宅にあるパソコンを端末として運用する場合は、自宅のインターネットセキュリティー環境も重要なポイントとなります。
こうした課題や問題をトータルでサポートするサービスもありますので、検討をおすすめします。

クラウド電話は、その利便性とコストパフォーマンスの高さからサービスの提供会社が増えています。
機能や操作性、サポート体制や価格も様々ですが、重要なポイントは「電話サービスであることを忘れない」ということです。
不安定な電話サービスは、クライアントや取引先との信頼やビジネスの機会損失につながります。
また、不具合が生じた際にはダウンタイムにより従業員の業務効率やモチベーションを著しく下げるリスクがあります。
信頼のあるサービス提供体制とサポート体制を備えた会社のサービスを選ぶことが重要です。

自社の業務オペレーションにはどんな電話機能が必要かを検討することが重要です。
「今使っている交換機、ビジネスフォンに付いている機能だから」ではなく、「この機能は必須」、「この機能はなくても代替可能」、「こんな機能があればさらに便利」といった観点で電話オペレーションを分析しましょう。
従来の交換機、ビジネスフォンにはない新しい活用方法やオペレーションによる業務効率向上のチャンスでもあります。
特に留守番電話やボイスメール、転送機能は業務効率と顧客満足度に関わる項目ですので、機能の有無だけでなく、どのような機能なのか？をしっかり把握することが大切です。
また、同じ機能でも標準搭載のサービスとオプション機能となるサービスもあります。
これは運用コストに直結しますので、しっかり確認しましょう。

クラウド電話を提供する会社の中には、収容する電話回線（電話会社）に制約がある場合もあります。
電話会社が変わることで電話番号が変わってしまうなどの事態は避けたいところです。
なるべく制約のないサービスを選択しましょう。