クラウドPBXアプリで電話システムをもっと便利に！クラウドPBXの魅力を解説

クラウドPBXは、スマートフォンアプリを利用して外出先の社員が会社番号で通話でき、業務効率化やコスト削減につながるメリットがあり、広く普及してきました。特に近年では、テレワークや働き方改革などもあり、ますます注目を集めています。

この記事では、クラウドPBXをさらに便利に利用するためのクラウドPBXアプリについて、メリットを紹介し、選定から導入までの流れを解説します。

クラウドPBXのアプリとは

そもそもクラウドPBXとは、外線や内線の制御、転送などを実現するPBX（構内交換機）という装置・機能を、ネットワーク経由で利用できるサービスです。

従来のオンプレミス型のPBX（ビジネスフォン）ではオフィス内に物理的な装置を設置していましたが、クラウドPBXではベンダーが提供するPBXをクラウドサービスとして利用します。

そして、クラウドPBXアプリとは、クラウドPBXをスマートフォンから利用するためのアプリケーションのことです。業務端末や社員の私用端末にクラウドPBXアプリをインストールするだけで会社番号での受発信が可能となり、スマートフォンを内線電話として利用できます。

クラウドPBXのアプリを導入するメリット

クラウドPBXおよびクラウドPBXアプリを利用する代表的なメリットを、4つ紹介します。

従来のPBXと比べてコスト削減ができる

クラウドPBXは、オフィス内に物理装置を設置せずにベンダーが提供するPBXをネットワーク経由で利用します。クラウドPBXの利用には初期費用と月額利用料がかかりますが、物理装置の機器購入費用や導入後の運用管理にかかる手間・コストと比較すると、小さく抑えることが可能です。

また、従来のビジネスフォンで課題だった外出先の社員や支店への通話料も、クラウドPBXの活用によりコスト削減が期待できます。

クラウドPBXの場合は、インターネットに接続できれば場所を問わずに利用が可能です。社員同士の通話が内線扱いとなるため、従来のビジネスフォンと比べて通話料負担を大きく軽減できるでしょう。

会社用のスマートフォンを支給する必要がない

クラウドPBXアプリを利用すると、BYODの導入が可能になります。BYODとは、社員の私用端末を業務用端末として利用することです。

社員用のスマートフォンを支給するとなると、新たに端末を購入・発送したり、支給後のメンテナンスをしたりといった対応が必要になります。その点、社員の私用端末を利用すれば、会社からスマートフォンを支給する手間・コストを抑えられるでしょう。

クラウドPBXアプリを利用すれば、私用端末を業務利用したとしても電話帳は個人用とアプリ用で分かれるため、プライベートの情報との混同を避けられます。また、アプリ経由で通話を実施するため、取引先に社員個人の電話番号を通知されることもありません。

社員のプライバシーも守りながら、安心してクラウドPBXを利用できるでしょう。

通話する場所が縛られない

クラウドPBXアプリの利用により、外出先や出張先、自宅などの社外からでも会社の番号で電話を受発信できます。インターネットに接続できる環境があれば、どこからでもクラウドPBXを利用できるのは大きなメリットだといえるでしょう。

例えば、外出中の営業社員に取引先から電話があった際にもオフィスにいるときと同じように電話対応ができれば、会社に戻ってから折り返す必要がなくなり、取引先を待たせることがありません。さらに、電話を取り次ぐ際の手間や、ミスの発生が防げる点もメリットといえます。

リモートワークを推進している場合でも、オフィスに設置された固定電話宛ての電話を自宅やシェアオフィスから受信できるため、電話番のために出社する必要もなくなります。

さまざまな機能が備わっている

クラウドPBXアプリには、さまざまな便利機能が搭載されていることが一般的です。例えば、電話帳機能が搭載されている場合、電話帳に登録される社員や取引先の情報はクラウドサーバーに保存されるため、登録した情報はクラウドPBXアプリを利用する社員間で共有ができます。時間や場所を問わず、電話帳の情報を閲覧できるのはメリットです。

その他、かかってきた電話を自動応用により適切な担当者に振り分ける機能や、電話を受けられる人がいない場合にあらかじめ設定した電話に転送される不在転送などもあります。これらの機能の活用により、電話対応に関する負担は大きく軽減できることが期待できるでしょう。

クラウドPBXアプリの選定と導入までの流れ

ここからは、実際にクラウドPBXやクラウドPBXアプリを選定し、導入するまでの流れと各工程で気を付けたいポイントを紹介します。

自社のニーズの確認

クラウドPBXやクラウドPBXアプリをやみくもに導入しても、業務効率化やコスト削減などの狙った効果を十分に得られないことがあります。

クラウドPBXの選定・導入をスムーズに進め、大きな導入効果につなげるためには、自社のニーズを正しく把握し、ニーズに合致した製品を選ぶことが重要です。

まずは自社の利用目的や状況・現状の課題を洗い出し、クラウドPBXに期待する要件を明確にしましょう。

クラウドPBX（ベンダー）の選定

自社のニーズの把握ができたら、導入するクラウドPBXを選定します。最初から1製品に絞り込むのではなく、いくつかの観点で複数のクラウドPBXをピックアップして比較検討しながら、自社おニーズに合致する製品を絞り込んでいきましょう。

また、クラウドPBXの選定にあたっては無料トライアルやデモンストレーションを利用すると、実際の利用イメージをつかみやすくなります。特に音声の品質やアプリの使い勝手は実際に使ってみないと判断できないことも多いので、積極的に利用しましょう。

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通信プロバイダの契約と設定

クラウドPBXの選定が完了したら、契約手続きや設定作業を進めます。基本的に、クラウドPBXには配線工事が必要なく、インターネットに接続できる環境があれば、最短2～3日で利用可能です。

ただし、現在の利用状況・申込内容などによって必要な期間・作業内容は異なります。申し込みにあたっては、手続き内容や利用開始までの期間、必要な設定方法などをしっかりと確認しましょう。

ユーザーの追加と設定

クラウドPBXの利用にあたり、必要な設定を実施します。管理者向けの設定と端末利用者向けの設定が必要なため、設定マニュアルなどを参考にしながら、ユーザー追加などの初期設定・クラウドPBXアプリのダウンロードといった設定作業を進めましょう。

導入にともない不安があれば、手厚くサポートしてくれるクラウドPBXを選ぶことをおすすめします。

システムの運用開始

クラウドPBXでは、従来のビジネスフォンのようにPBX装置の運用保守が不要なため、利用者側が行なう管理作業は最小限に抑えられます。

ユーザーの追加や削除、通話設定の変更など、自社の利用ニーズに合わせた設定変更は、クラウドPBXの管理画面から実施できることが多く、管理作業の手間がかからないのもクラウドPBXのメリットです。

「○○機能について教えてほしい」「こんな使い方はできる？」などの問い合わせにも真摯に対応してくれるサポート体制があるクラウドPBXであれば、安心して利用できるでしょう。

まとめ

業務効率化やコスト削減に有効なクラウドPBXは、スマートフォンアプリを組み合わせることで、さらに便利に利用できます。

クラウドPBXやクラウドPBXアプリには多くのメリットがありますが、ただ導入しただけでは、期待したほどの効果は得られないでしょう。

業務効率化やコスト削減などの効果を十分に得るためにも、記事内で紹介したクラウドPBXの選び方や導入の流れを参考にして、自社ニーズに合わせたクラウドPBX・クラウドPBXアプリの導入を進めてみてください。