ビジネスフォンの基本的な機能や種類、導入するメリットとデメリットなどを詳しく解説します。

ビジネスフォンは、一般家庭で使用される電話機よりも多くの高度な機能を備えた電話システムです。

ビジネスフォンを利用することで、複数の電話機での同時通話やオフィス内の内線通話などが可能になり、業務の効率化が図れます。

この記事では、ビジネスフォンの基本的な機能や種類、導入するメリットとデメリットなどを詳しく解説します。

また、新たにビジネスフォンを導入したい方や見直しをしたい方、オフィスの拡張を検討している方に向けて、ビジネスフォンの選び方も解説しています。

ビジネスフォンとは？

ビジネスフォンとは、おもに企業で使用される業務用の電話システムです。一般的に、主装置と呼ばれる小型の電話交換機と、主装置に対応した専用の電話機で構成されています。

ビジネスフォンは企業向けに設計されており、最大の特徴は、1つの電話回線で複数台の電話機が同時に発着信できることです。

また、受けた電話をほかの電話機に転送することも可能です。家庭用電話機では1回線で1台しか通話できないため、ビジネスフォンにすることで業務効率化ができるでしょう。

なお、ビジネスフォンの主装置はPBX（構内交換機）と働きが似ていますが、搭載機能などが異なります。

違いの一つは、ビジネスフォンはIP-PBX（インターネット回線を利用するPBX）やクラウドPBX（クラウド上で動作するPBX）と異なり、社外での利用はできない点です。もう一つの違いは主装置の想定利用台数です。

ビジネスフォンは約10～100台であり、PBXのようにコールセンターや医療機関などの大規模施設での利用は想定されていません。

ビジネスフォンには3種類ある

ビジネスフォンは、使用する回線によって3種類に分けられます。以下では種類別に特徴やメリットやデメリットなどを解説します。

アナログ回線を使ったビジネスフォン

アナログ回線は、一般家庭で広く利用されている電話回線で、銅線を通じて音声を伝達します。

1回線で1つの通話しかできないため、ビジネス用途には不向きとされています。また、糸電話に似た仕組みであるため、遠距離になると雑音が混じりやすい点もデメリットです。

しかし、シンプルな仕組みであるため災害時でも回線の安定性は高く、停電時もバッテリーやUPS（無停電電源装置）で電話機に電気を供給すれば、多くの場合、通話が可能です。

そのため、重要施設で選択的に導入している企業もあります。また、他の回線と併用しながら、少数回線のみアナログ回線を用意している企業もあります。

なお、以前はADSL回線が特に利用されていましたが、現在ではより通信速度の速い光回線などの需要が高まり、アナログ回線自体はサービス停止の流れが起きています。

デジタル回線を使ったビジネスフォン

デジタル回線は、通話の伝送方式をデジタル化している回線です。
データは「0」と「1」のみでシンプルに構成されているため、アナログ回線に比べて良い音質で通話できます。

1回線で2つの通話を同時に処理できるため、アナログ回線よりもビジネスシーンでの利用に適しています。既存の銅線インフラを活用することで、設置コストを抑えられる点も強みです。

また、デジタル信号に変換するためのターミナルアダプタ（TA）を設置すれば、インターネット接続やFAXの同時使用が可能です。

デジタル回線の使用により、CTI（コンピュータと電話システムを統合する技術）を導入し、顧客情報のポップアップ表示や通話録音などを実現できるケースもあります。

一方で、アナログ回線に比べて通話料金が高い点はデメリットです。

IP通信を使ったビジネスフォン

IP通信を利用したビジネスフォンは、光回線などのインターネット回線を使用して通話するタイプのビジネスフォンです。
1つの回線で複数の通話を同時に処理できるため、オフィスでの利用に適しています。

IP電話は他の種類と違って通話料金が安い点もメリットです。
インターネット回線を利用するため、距離に関係なく一律料金が設定されており、特に国際通話や長距離通話のコストを抑えられます。

また、クラウドPBXとの連携で、外出先でも内線通話が可能になります。

ただし、多くのIP電話は緊急通報（110番など）やフリーダイヤルが利用できない点に注意が必要です。

企業がビジネスフォンを導入するメリット

複数の取引先と同時にやり取りする企業にとって、ビジネスフォンは欠かせないツールの一つです。1つの回線で複数の電話機が同時通話できる以外にも、次のようなメリットがあります。

業務効率の向上
通話コストの削減

それぞれのメリットをみていきましょう。

業務効率の向上

ビジネスフォンは、内線機能や保留転送機能を備えています。

内線機能は、社内通話を可能にする便利な機能です。これにより、部署やチーム間の連絡がスムーズになります。

広いオフィスや複数階のビルでは、わざわざ移動することなく内線で簡単に連絡できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
通話は無料のため、コスト削減にもつながります。

保留転送機能を使用すれば、電話を一度保留にして指定の電話番号に転送できます。例えば、顧客からの電話を受けた受付が、担当の営業に転送するといったことができて便利です。

通話コストの削減

ビジネスフォンの導入によって、通信費の大幅な削減が可能です。主装置を使用して複数の電話機が1つの回線や番号を共有できるため、通信料は1本の回線分だけで済みます。

また、内線通話は無料で利用可能です。
そのため、異なるフロアの部署間でもコストをかけずにコミュニケーションをとることができます。

通信コストを抑えたい企業にとって、ビジネスフォンの導入はメリットが大きいでしょう。

ただし、ビジネスフォンは基本的に社内での利用に限られます。
社員が外出先や在宅勤務中でも内線として利用し、通話コストを減らしたい場合は、クラウドPBXを検討するとよいでしょう。クラウドPBXなら、クラウドPBX SPICAがおすすめです。
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ビジネスフォンを導入する際のデメリット

ビジネスフォンにはメリットだけでなくデメリットが存在します。
導入を決めてから後悔することのないよう、あらかじめデメリットを把握しておきましょう。

初期導入コストが高い

導入には高額な初期投資が必要です。家庭用電話機と違い、ビジネスフォンの設置には主装置や専用電話機だけでなく、回線工事や初期設定の費用もかかります。

主装置はその機能に応じて価格が異なり、3つのクラスに分かれています。

Sクラス（10台接続、4チャンネル）
Mクラス（30台接続、12チャンネル）
Lクラス（80台接続、24チャンネル）

クラスが上がると価格も上昇し、それに加えて工事費などの導入コストに約30万円がかかります。
また、利用台数が増加した場合には、主装置自体を入れ替えなくてはなりません。

維持管理の手間がかかる

ビジネスフォンの設置には、専門業者による工事が必要です。
レイアウト変更などにともなう移設や増設でも、配線に関する専門的な知識を持った業者に依頼しなくてはなりません。

また、精密機器であるビジネスフォンは、維持管理や、定期的なメンテナンスの際にも専門知識を必要とする場合があります。
長く快適に使うために適切な保守が必須であり、そうした手間とコストがかかるのはデメリットです。

ビジネスフォンの選び方のコツ

事業規模や業務内容に合ったビジネスフォンを導入すると、通信コストを抑えつつ、業務を効率化できます。ここでは、ビジネスフォンを導入する際に何をみて選べばいいのかを解説します。

企業規模に応じて選ぶ

ビジネスフォンにはさまざまな機能がありますが、小規模なオフィスと大規模なオフィスでは必要な機能が異なります。

例えば、テレワークや外出が多いスタッフがいる場合、ビジネスフォンを携帯電話と連携させると便利です。

また、コールセンターなどでお客様対応が頻繁に行われる企業には、事前に録音した自動音声ガイダンスにより適切な部署にお客様を誘導するIVR機能（音声自動応答）が有効です。

ただし、すべての企業が多機能なビジネスフォンを必要としているわけではありません。
機能が多すぎるとその分コストがかさむため、必要以上の機能が含まれていないかを慎重に検討することが大切です。

導入コストとランニングコストの比較

ビジネスフォンは、導入方法によってコストが大きく変わります。
新品を購入するか、中古品を選ぶか、またはリースやレンタルを利用するかで、初期費用とランニングコストに違いが出るため、慎重に検討することが大切です。

新品や中古品を購入する場合は初期費用が発生しますが、固定資産として所有することができ、将来的に売却することも可能です。

一方、リースやレンタルを利用する場合は初期費用を抑えられます。
リース料金は経費として扱われるため節税効果が期待できますが、資産としては所有できません。

なお、コスト面を比較すると、ビジネスフォンよりもクラウドPBXやIP-PBXのほうがランニングコストが安い場合があります。

特にクラウドPBXは導入費用が安いうえ、保守・運用業務の多くをベンダーに任せられるのがメリットです。
設備費や人件費を削減しながら、常に最新の環境を利用できる場合も多いでしょう。

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柔軟性や拡張性の確認

ビジネスフォンの導入時には、将来的な事業拡大や従業員の増加を見越して、拡張性や追加コストを確認することが重要です。

拡張性が低いビジネスフォンを選んでしまうと、のちに台数を増やしたいと思った際に、すべてを買い替えなければならなくなるケースも考えられます。

今後、利用台数や拠点が増えることが想定されている場合は、ビジネスフォンよりクラウドPBXのほうが、柔軟に対応しやすい場合もあるでしょう。

クラウドPBXの場合、スマホにアプリを入れるだけで、ビジネスフォンと同等の機能を持つデバイスを増やせるためです。

サポート体制の確認

ビジネスフォン導入後の、故障のリスクも考慮することが大切です。
万が一トラブルが発生した際の問い合わせ窓口や修理のサポート体制がどのようになっているか、しっかり確認しましょう。

ビジネスフォンの機器選びだけでなく、業者選びも大切です。アフターフォローが充実している業者を選ぶことで、安心して利用できるでしょう。

業者ごとにアフターフォローの内容は異なり、場合によっては追加料金が発生することもあるため、慎重に選ぶ必要があります。

まとめ

ビジネスフォンは企業向けの電話システムで、複数台の電話機が1つの回線で同時に通話可能です。内線機能や保留転送機能により、社内外でのコミュニケーションを効率化し、企業のパフォーマンスが向上します。通話コストを削減できる点もメリットです。

しかし、導入には初期費用や専門業者による工事が必要で、維持管理にも手間と費用がかかります。
導入時には将来的な拡張性やコストを考慮し、適切な機種や業者を選ぶことが重要です。

なお、ビジネスフォンだけでなくクラウドPBXを導入する選択肢もあります。気になる方は、クラウドPBXのSPICAをご検討ください。
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