企業にビジネスフォンは必要なのか？導入するメリットやクラウドPBXの魅力について解説

ビジネスフォンには、同時に複数の電話機での発着信や内線通話が可能など、一般的な電話にはない便利な機能があります。

企業を円滑に運営し、電話応対業務の効率化を図りたい場合は、ビジネスフォンの導入がおすすめです。

この記事では、ビジネスフォンの導入メリットや、インターネット回線を利用したクラウドPBXの魅力について解説します。

企業においてビジネスフォンが必要な理由

ビジネスフォンとは、企業向けに設計された電話システムのことです。ビジネスフォンでは、主装置に回線交換機能を持たせ、複数の専用電話機を接続して使用するのが一般的です。

企業においてビジネスフォンが必要とされるのは、ビジネスフォンに以下のような機能が備わっているためです。

複数の電話を受けられる

一般的な電話回線では、1つの電話番号につき同時に通話できるのは1つのみです。
電話を使用中にほかの電話がかかってきても、その電話は受けられません。

この状態ではビジネスチャンスを逃してしまうばかりか、電話がつながりにくいことで企業の信頼性が低下するおそれもあります。

ビジネスフォンでは、1つの電話番号でも、同時に複数の電話機での発着信が可能です。1台の電話機を使用中にほかの電話がかかってきた場合も、別の電話機で電話を受けられます。

複数の電話を受けられることで、顧客や取引先からの重要な電話も取り逃さず、信用を損なう事態も避けられるでしょう。

内線電話が無料で可能

一般的な電話回線では内線機能がなく、社内の別部署や別フロアに連絡する際には外線を使わなければなりません。

外線では利用する度に通話料金が発生するため、社内で連絡を取る際にもコストがかさんでしまいます。

ビジネスフォンには、主装置に接続された電話機同士で内線を利用できる機能が備わっています。

内線を利用すれば通話料金は一切かからないため、コストを気にせずに利用できます。社内間の連絡もスムーズに進められ、業務効率の向上が期待できるでしょう。

電話の転送機能が使える

一般的な電話回線では転送機能がないため、電話を取り次ぎたい場合は電話を受けた場所まで行く必要があります。

オフィスが複数階にまたがる場合やワンフロアが広い場合、電話の取り次ぎだけで手間も時間もかかり、非効率的です。

ビジネスフォンでは受けた電話を、別の電話機に内線で転送できるため、社内で離れたところにいる人への電話も簡単に取り次げます。
かかってきた電話を保留にした状態にしてから内線で取り次ぎ、転送すればスムーズに対応できます。

クラウドPBXの特徴と導入メリット

ビジネスフォンの導入には専用の装置や配線工事が必要となるため、ある程度の初期費用がかかります。
また、装置の保守管理が大変な印象があるかもしれません。

しかし、現在は従来のビジネスフォン以外にも、インターネット回線を利用してスマートフォンをビジネスフォンとして使えるようにする「クラウドPBX」が普及しています。

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXは、電話交換に必要な主装置の機能を、インターネット上で実現したシステムです。

従来のビジネスフォンで必要な主装置の設置や専用電話機の購入、配線工事などは不要で、インターネット回線があれば簡単に利用できます。

契約から利用開始までの時間も短くてすみます。

クラウドPBXでは、インターネット回線を利用して、一般的なビジネスフォンに備わっている同時通話や内線通話、通話転送などの機能を利用できます。

さらに、スマートフォンの内線化や留守番電話機能、インターネットFAX、CTI（顧客情報表示）との連携機能、ビジネスチャットなどの機能も搭載されており、業務の効率化に大きく貢献します。

クラウドPBXについて詳しくは「クラウドPBXとは？メリット・デメリットと選び方のポイントをわかりやすく解説」の記事をご覧ください。

では、実際にクラウドPBXにはどのようなメリットがあるのかを解説します

コスト削減

従来型のPBXは、高額な機器の購入や設置工事が必要で、初期費用が大きくなりがちでした。また、システムの維持・管理や回線費用など、運用コストもかかります。

一方、クラウドPBXは、インターネットを経由してサービスを利用するため、初期費用が大幅に抑えられます。
物理的な機器の設置やメンテナンスも不要なため、運用コストも削減できます。

場所を選ばない柔軟な働き方の実現

クラウドPBXは、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用できます。
そのため、オフィス以外でも、自宅や外出先など場所を選ばずに、ビジネスフォンを利用することが可能です。

また、スマートフォンやパソコンなどのデバイスをビジネスフォンとして利用できるため、オフィス以外で働く場合でも、社内と同様にスムーズなコミュニケーションを実現できます。

簡単な設定とスピーディーな導入

従来型のPBXは、専門的な知識が必要となる設定や管理が複雑でした。
一方、クラウドPBXは、Webブラウザ上で簡単に設定や管理を行うことができます。
専門の業者に依頼する必要がないため、導入期間の短縮やコスト削減にもつながります。

また、オプション機能の追加や変更も容易に行えるため、ビジネスの変化や成長に合わせて、柔軟にシステムを拡張できます。

これらのメリットを享受できるクラウドPBXは、企業にとって魅力的な選択肢と言えるでしょう。

ビジネスフォンの導入ならクラウドPBX SPICAがおすすめ

クラウドPBX SPICA（スピカ）は、スマートフォンに専用アプリをインストールし、設定するだけで簡単に使えるクラウドPBXです。

導入時に専用電話機は不要で、インターネット回線とスマートフォンがあれば、ビジネスフォンの機能を利用できます。配線工事も必要もなく、最短3日で導入可能です。

クラウドPBXは通話品質がインターネット回線に左右されるため、通話品質が気になる方もいるでしょう。その点SPICAは固定電話と同等の通話品質クラスAを獲得しているため、安定した音質で通話可能です。

スマートフォンアプリでの利用のほか、既存のPBXシステムとの併用や、固定電話番号の継続使用などにも対応しています。

ビジネスフォン導入を検討しているがコスト面が気になるという場合も、ぜひお気軽にご相談ください。

メール、チャットなどサポートも充実しているため、クラウド型PBXの利用が初めての方も安心してご利用いただけます。

クラウドPBX SPICA（スピカ）公式サイトはこちら

まとめ

企業が円滑にビジネスを進めるには、同時通話や内線・転送機能を持つビジネスフォンの導入は不可欠といえます。

ビジネスチャンスを逃さないだけでなく、業務効率化やコスト削減、社内コミュニケーションの円滑化も実現可能です。

ビジネスフォンは、従来の主装置と専用の電話機を使用するもののほかに、インターネット上に主装置機能を設置するクラウドPBXの普及も進んでいます。

クラウドPBX SPICAは、スマートフォンからビジネスフォン機能を利用できるクラウドPBXです。配線工事不要かつ短期間で導入可能なので、ぜひご検討ください。