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クラウドPBXとビジネスフォンの違いを比較！導入が向いている企業はどんな企業？

ビジネスフォンのイメージ

受電業務の効率化や社内の連絡手段として、PBX（Private Branch eXchange：電話交換機）の導入を検討している方もいるのではないでしょうか。

PBXには、大きく分けてクラウドPBXと従来のビジネスフォンがあります。両者には導入から運用に至るまで大きな違いがあるため、特性を理解し、自社のニーズに適したサービスを選ぶことが大切です。

ここでは、クラウドPBXとビジネスフォンの違いを比較しながら、向いている企業の特徴を解説します。

クラウドPBXとは

ビジネスマンのイメージ

クラウドPBXとは、インターネットのクラウド上にPBX環境を構築し、インターネット回線を使って会社の固定電話の番号で発着信できるサービスのことです。

インターネットに接続可能な機器で通話機能を使えるため、スマートフォンやタブレット、パソコンなどで会社の受電業務に対応できます。

クラウドPBXは場所や回線種別に関係なく、クラウド上においてつながる端末間で通話の転送や内線を利用でき、通常の電話機と同様に各端末が外線を着信できます。

また、インターネット上のクラウドを利用することから主装置の設置や電話回線の工事が必要なく、高額な導入コストはかかりません。 契約後はサーバー設定や機能設定を経てすぐに利用開始できるため、導入もスムーズに行なえます。

クラウドPBXについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
クラウドPBXとは？わかりやすく解説します

ビジネスフォンとは

オフィスのイメージ

ビジネスフォンとは、PBXの主装置と固定電話の回線を使用し、外線と内線に対応させた電話機のことです。ビジネスフォンには、おもに受電業務に必要な以下の機能が備わっています。

その他、ビジネスフォンのサービスによっては以下のような機能を追加できます。

従来のPBXは電話回線を利用するため、回線種別が異なるFAXや携帯電話の内線化は原則できません。

ビジネスフォンを利用するには主装置と社内の電話機を接続する必要があり、導入時は主装置の設置や回線工事が行なわれます。各部署やデスクに配置する電話機の購入やリースにも費用が発生するため、導入時は高額な初期投資が必要です。

クラウドPBXとビジネスフォンの違いを比較

それぞれの違いを比較すると以下のようになります。

項目 クラウドPBX 従来のPBX
システム設置場所 クラウド上(インターネット経由でアクセス) 企業内(オンプレミス設置)
通信手段 インターネットベース (VoIP) 固定電話回線 (PSTN) または VoIP
設置・管理費用 通常低コスト(初期費用が少ない、月額制) 高コスト(初期投資が高い、維持管理費がかかる)
柔軟性 高(拡張性があり、リモートワーク対応可能) 低(拡張性が限定的、リモートワーク対応が困難)
アップデート 定期的かつ容易(プロバイダが自動的にアップデート) 手動かつ困難(企業内でアップデートを行う必要がある)
機能追加・カスタマイズ 容易(オンラインで追加機能の選択が可能) 困難(追加機能を導入するためには専門家が必要)

クラウドPBXはインターネット回線でアクセスするため、システムや機器を物理的に設置する必要がありません。回線種別を問わず、インターネット接続が可能な端末であればどこからでも外線や内線の発着信が可能です。

費用面では、導入コストがかかりにくく、電話機の購入やリースなしでもサービスを利用開始できることから、クラウドPBXのほうがトータルコストを抑えられます。

また、クラウドPBXでは機器の維持管理も特に必要なく、アップデートはサーバー側で自動的に実施されます。ビジネスフォンの場合、手動で機器のアップデートを行なう必要があり、機能の追加や設定変更などのカスタマイズを行なう際は業者を呼ばなければなりません。

クラウドPBXでは機能の追加や設定変更をクラウド上で操作できるため、状況に応じてPBX環境をリアルタイムで最適化させられます。

クラウドPBXが向いている企業は？

オフィスのイメージ

クラウドPBXの利用には、安定したインターネット環境が欠かせません。社内インフラが整っている場合、拡張性の高いクラウドPBXを検討してはいかがでしょうか。

次のいずれかに当てはまる企業は、クラウドPBXが向いている企業だといえます。

リモートワークやテレワークを行なう企業

リモートワークやテレワークを導入している企業では、必然的に電話やインターネットを通じた連絡が増えます。 離れた場所にいながらスムーズな情報共有を行なうには、場所に関係なくPBX環境を整えられるクラウドPBXが適しています。

なお、国土交通省の「令和4年度テレワーク人口実態調査」によると、テレワークの有無に関するアンケートに回答した人のうち、約26％がテレワークを実施していると回答しています
出典：令和4年度テレワーク人口実態調査｜国土交通省

現在、リモートワークやテレワークを実施していない企業でも、変化する時代の流れにともなって新たな勤務形態を採用するケースもあるでしょう。このような場合も、増設が容易なクラウドPBXなら、必要に応じて回線数を追加できます。

外出先での業務が多い企業

社外営業やエンジニアの駐在業務など、外出先での業務が多い企業にとっても、クラウドPBX導入には大きなメリットがあります。

例えば、営業担当者は個人用と社用の携帯電話を使い分ける必要がなくなり、スマートフォン1台で個人の番号と会社の番号を使い分けできます。

多数の顧客を相手に迅速な対応が求められる不動産業界や人材派遣業界では、外出中でも会社宛の着信を手持ちのスマートフォンで受けられ、一次対応が遅れる心配がありません。

また、事務所とドライバー間の情報共有が欠かせない運送業界では、クラウドPBXを導入することで支給用端末や通話のコストカットを実現できます。

障害発生時に迅速に対応する必要のある企業

自社サーバーや自社サービスを24時間体制で保守管理しなければならない企業にとっても、クラウドPBXの導入にはメリットがあります。

クラウドPBXは会社の営業時間に関係なくクラウド上で稼働するため、勤務時間外に緊急のトラブルが発生した場合でも、社員間の連絡や連携を素早く行なえます。

また、万が一被災しても、取引先の連絡先や通話の録音データといった重要なデータが損失するリスクはありません。

トラブル発生時に迅速な対応が求められる企業では、クラウドPBXの環境を整備することで、予期せぬトラブルに即時対応できるような体制を整えられるでしょう。

通話料金の節約を図りたい企業

外線では、基本的な通話料金の目安として、固定電話へは3分8.8円、携帯電話へは1分17.6円の料金が発生します。外線の通話料金は契約するサービスによって異なる場合もあるため、サービスごとの料金規定を確認しましょう（※）。

※クラウドPBX「SPICA」では、NTT東日本のひかり電話に基づく通話料金が発生します。
通話料・通信料 | ひかり電話（光IP電話） | フレッツ光公式 | NTT東日本 | 光回線のインターネット接続ならFLET'S光

また、多くのクラウドPBXサービスはインターネットFAXに対応しているため、インターネットを使ったFAXに切り替えることでFAXの送受信費や、用紙やインクなどの消耗品費をカットできます。

以下では、クラウドPBX「SPICA」の導入事例を紹介しています。
クラウドPBX SPICA導入事例｜クラウドPBX NAVI

ビジネスフォンが向いている企業は？

コールセンターのイメージ

クラウドPBXとビジネスフォンの特性の違いから、ビジネスフォンが向いている企業も存在します。以下のいずれかに当てはまる企業は、クラウドPBXよりもビジネスフォンを導入したほうが、メリットが大きい可能性があります。

金融業など高セキュリティが求められる企業

インターネット回線を使用するクラウドPBXは、セキュリティリスクが懸念されることもあります。 金融業のように高セキュリティが求められる企業でクラウドPBXの導入が難しい場合、ビジネスフォンを導入するケースは珍しくありません。

クラウドPBXで懸念されるセキュリティリスクには、以下のようなものが挙げられます。

ただし、上記はクラウドPBXの利用時に限って発生するものではありません。

また近年は、ベンダーの取り組みによってクラウドPBXのセキュリティが強化されつつあり、高セキュリティを求める企業でクラウドPBXが導入されるケースも見られます。

独自の内線機能や複雑なコールルーティングが必要な企業

すでにコールセンターやサポートセンターなどを構えている企業では、マニュアルに沿った複雑なコールルーティングや、安定した通話品質が求められます。

しかし、既存のシステムをクラウドPBXへ変える場合、機能面の制約が生じたり、マニュアル変更や社員の再教育といったコストが発生したりする可能性があります。

クラウドPBXの導入により、業務への支障や通話品質の低下が生じる場合は、既存のビジネスフォンを必要に応じてアップグレードさせていく方法が適しているでしょう。

インターネット接続が不安定な企業

クラウドPBXはインターネットを通して通話するため、社内や社員の出勤場所の通信インフラが整っていない場合、以下のように通話が不安定になる可能性があります。

個人事務所やテナントなど、インターネット接続が不安定な環境の場合、クラウドPBXよりもビジネスフォンのほうが向いています。

クラウドPBXならクラウドPBX「SPICA」が良い理由

クラウドPBXにはさまざまなサービスがあり、サービスごとに機能や特徴が異なります。

クラウドPBX「SPICA」は、創業30年のMEGAグループが運営するクラウドPBXサービスです。スマートフォン1台～最大50台まで契約でき、専用アプリをインストールすれば、手持ちのスマートフォンをビジネスフォンとして活用できます。

利用の際は「03」「06」「050」から始まる既存の電話番号をそのまま使用でき、「特定番号通話サービス」の申し込みで「0120」「0800」「0570」から始まる代表番号の使用も可能です。

＜クラウドPBX「SPICA」の特徴＞

クラウドPBX「SPICA」の詳しいサービス内容は、こちらでご確認ください。
クラウドPBX SPICA（スピカ）｜クラウドPBX NAVI

まとめ

クラウドPBXとビジネスフォンを比較すると、コストパフォーマンスや機能の拡張性、維持管理の容易さではクラウドPBXに軍配が上がります。 ただ、サービスそのものがインターネット回線に依存することから、セキュリティリスクや通話品質の安定性においては慎重な判断が必要です。

クラウドPBXとビジネスフォンの特性を踏まえて、自社の業種や勤務形態に適したサービスを選びましょう。

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