クラウドPBXのデメリットとは？携帯電話を内線化する際の注意点を解説

クラウドPBXは、業務効率化やコスト削減につながるクラウドサービスです。特に近年では、働き方改革やリモートワークを推進するためのツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。

しかし、クラウドPBXの導入・運用にあたっては、いくつか注意点が存在します。

この記事では、クラウドPBXの代表的なデメリットやビジネスへの影響を4つ解説しながら、どう解決していけばいいのかを紹介します。

クラウドPBXとは？どのようなメリットがあるのか

クラウドPBXの基礎知識として、概要と利用するメリットを解説します。

クラウドPBXとはクラウド上で機能するビジネスフォンのこと

クラウドPBXとは、クラウド上にあるPBX（構内交換機）機能を、ネットワーク経由で利用できる電話サービスです。

なお、PBXは通話制御装置・機能として、以下のような処理を行ないます。

取引先企業など外部からの着信を社内の内線につなぐ
社内の内線同士をつなぐ
内線から外部に発信を行なう

従来、オフィスで利用されていた固定電話（ビジネスフォン）では、自社拠点に物理的なPBX装置を購入・設置していました。それに対してクラウドPBXでは、インターネット接続環境があれば初期構築費用をかけず、すぐに利用が開始できます。

クラウドPBXを利用するメリット

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンのような設置工事などが不要で、スピーディーに導入できるのがメリットの一つです。さらに、初期導入にかかる費用が抑えられる、インターネット接続できる環境があればすぐに利用開始できる、といった利便性の高さから注目されています。

また、クラウドPBXはインターネット環境があれば、場所や接続端末を選ばずに利用することが可能です。クラウドPBXを利用すれば、社員が私用端末や業務用端末として使っているスマートフォンを内線化でき、スマートフォンから固定電話と同じように会社番号での受発信ができます。

特に、近年は働き方改革が進められてテレワークが普及し、自宅や外出先からの電話利用が多くなりました。その際の有効手段としてクラウドPBXが注目を集め、多数の企業で導入が進められています。

クラウドPBXのデメリットとビジネスへ与える影響

クラウドPBXを導入・運用するうえで注意したい4つのデメリットと、それぞれがビジネスへ与える影響・リスクを解説します。

通話音声が悪化する可能性

クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通話音質はインターネット回線の通信品質に依存します。アナログ回線でビジネスフォンを利用していた場合と比較すると、インターネット環境の利用状況や性能によって通話音質が悪化してしまう可能性がある点に注意しましょう。

例えば、多くの人が利用する時間帯に通話をする場合や、通話中に大容量ファイルのダウンロード・アップロード、Web会議などを実施している場合は、通話音声が途切れる・遅延するなど音声品質の悪化につながることが考えられます。

また、利用するクラウドPBXベンダーやサービスによって、音質が悪い場合もあるでしょう。音質を重視する場合は、音声品質に強みを持つサービスを選ぶことが大切です。

電話番号が変化する可能性

利用するクラウドPBXや電話番号の種別といった条件により、電話番号の引き継ぎができない可能性があります。

例えば、クラウドPBXで利用できる電話番号として、市外局番（0AB-J型）、フリーダイヤル（0120や0800）、IP電話（050）などがありますが、すべての番号を引き継いで利用できるわけではありません。

現在利用中の電話番号があり、クラウドPBXを導入・運用したあとも同じ電話番号を継続して利用したい場合は、あらかじめ電話番号の引き継ぎが可能かの確認が必要です。

法人で利用している電話番号が変更されてしまうと、Webサイトでの周知や名刺・各種資料の再作成など、お客様や取引先に対して電話番号の変更を伝える手間がかかるので注意しましょう。

データセキュリティ管理のリスク

クラウドPBXでは、ログインデータや電話帳データなどの機密データがクラウドベンダーのデータベースに保存されることになります。クラウドベンダーも自社サービスの安心と品質を守るため、それぞれに強固なセキュリティ対策を実施しているものの、サイバー攻撃やマルウェア感染などによる情報漏えい、情報消失・改ざんのリスクがないとはいえません。

リスクの顕在化を抑えるには、「多くの利用実績を持っている」「万が一の場合も手厚いアフターフォローが受けられる」など、セキュリティ面で信頼できるクラウドPBXを選択することが必要です。

オンプレ型と比較して拡張性が低い

ビジネスフォンのように、自社拠点に物理的なPBX装置を設置するオンプレミス型の仕組みでは、自社の利用用途に合わせて自由にカスタマイズをすることが可能です。

対してクラウドPBXでは、クラウドベンダーが提供する機能を利用することになるため、クラウドPBXの利用規約や機能内容による制約を受ける場合があります。そのため、利用したい機能や条件を明確にしたうえで、自社のニーズに合ったクラウドPBXを選択する必要があるでしょう。

クラウドPBXのデメリットの解決策はサービスの選定が肝！

クラウドPBXの導入時には、業務効率化やコスト削減のメリットばかりに目が向いてしまい、デメリットの確認・解決が後回しになりがちです。クラウドPBXの導入・運用を失敗しないためには、デメリットの内容も踏まえて利用目的に合ったクラウドPBXを選びましょう。クラウドPBX選定時には以下のような観点で複数のサービスを比較し、自社の利用条件や要件に合致するサービスを選びましょう。

通話音声、品質に問題はないか
強固なセキュリティ対策が実施されているか
十分な導入サポート、アフターフォローが受けられるか
利用中の電話番号は引き継ぎできるか
利用したい機能が搭載されているか
少し先の将来を見越して、利用規模・機能の拡張性はあるか
利用状況に応じた運用コストは適切か

また、音声品質や使い勝手は、実際に利用しなければ判断できません。本格的に導入する前に、無料トライアルやデモンストレーションを利用すれば、導入後の大きな失敗を避けられるでしょう。

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まとめ

業務効率化やコスト削減の手段として有効なクラウドPBXは、従来のビジネスフォンと比べて多くのメリットがあります。しかし、導入・運用を成功させるには、デメリットについても理解することが重要です。

記事内で紹介した「音声品質」「既存電話番号の引き継ぎ不可」「セキュリティリスク」「拡張性」などは、事前に対策することでデメリットを解消できます。

自社のニーズに合わせて複数の観点からクラウドPBXサービスを比較し、最適なクラウドPBXの選定・導入を進めましょう。