スマホ内線化アプリとは？テレワーク・在宅勤務には電話転送ができるスマホ内線化アプリの導入が便利！

スマホ内線化アプリとは、自分の所有しているスマホもしくは会社から支給されたスマホで、社内の電話を受け取れるようにするアプリのことです。

スマホ内線化アプリは、テレワーク・在宅勤務をする社員にとってメリットが多いアプリであり、多くの企業で導入されています。

この記事では、スマホ内線化アプリとは何か、そしてテレワーク・在宅勤務時に使用するメリットとデメリットについて解説します。

スマホの内線化とは

「スマホの内線化」とは、プライベートで使っているスマホ、もしくは会社から提供されている業務用スマホに専用アプリをインストールして、会社の内線電話のように使う仕組みのことです。

手元のスマホから、会社番号を使って電話の発着信ができるため、社外にいるときでも社内の固定電話と同じように電話対応が行なえます。

従来の固定電話による内線機能だと、会社番号にかかってきた顧客や取引先からの連絡を確認するには、オフィスへ一度戻る必要がありました。

しかし、スマホの内線化を実装すれば、社内外どこにいても会社番号からの発着信ができるようになり、柔軟かつスピーディな対応が可能となります。

スマホを内線化する方法

スマホを内線化する方法としては大きく分けて、クラウドPBXを使う方法（BYOD）、FMCを使う方法の2つがあります。

1つ目のBYOD（Bring Your Own Device）は、PBX（電話交換機）をクラウド化する「クラウドPBX」を活用し、社員がプライベートで使っているスマホを内線化する方法です。

社員の持つスマホを利用するので、業務効率化や社内端末の導入・メンテナンスにかかるコストの削減などが期待できます。

一方、個人端末ゆえにウィルス感染やプライベートシーンでの紛失など、セキュリティリスクが高い点は注意が必要です。

2つ目のFMC（Fixed Mobile Convergence）は、オフィスで利用するIP電話のネットワークにスマホを連携し、固定電話の子機として使えるようにする方法です。

新たなシステムの導入が必要ない手軽さがメリットである反面、スマホのキャリアをそろえなければならないため、社用スマホの導入が必要になる可能性が高い点はネックです。

スマホを内線化するメリット

スマホを内線化することは、会社にとっても社員にとっても多くのメリットが期待できます。ここで紹介するのは次の6つのメリットです。

• 業務効率が向上する
• コストを削減できる
• 顧客管理の一元化が実現する
• スケーラビリティと柔軟性が向上する
• 会社の電話番号をそのまま利用できる
• テレワークの推進に寄与する

こうしたメリットにより、会社全体での生産性向上、働き方の多様化への対応につながります

業務効率が向上する

スマホの内線化により、オフィス内外を問わずにスピーディなコミュニケーションが可能となります。

移動中や外出先、リモートワーク先でも、内線電話を利用して情報共有や指示が迅速に行なえるほか、オフィスにかかってきた電話をそのまま社外にいる社員のスマホに転送することも可能です。

社員が外出中でも毎回かけ直す必要がなくなり、電話を受けた社員の対応時間や折り返しなどの無駄なやり取りをカットできるため、スムーズな顧客対応が実現します。

さらに連絡先リストを社内で一元化することにより、連絡先の検索も容易になり「電話番号がわからないから連絡が遅れる」といった事態も回避できるでしょう。

コストを削減できる

内線電話の多くは無料または低コストで利用できるため、これまでかかっていた外線の電話料金を節約でき、通信費の削減につながります。

特に社員の出張や外出の多い企業では、遠方にいる社員への国際電話や長距離電話にかかるコストを大幅に削減できるでしょう。

また、スマホを活用すれば、オフィスの固定電話回線を減らすことも可能です。その結果、固定電話機器の導入やメンテナンスにかかるインフラコストの削減にもつながります。

社員個人のスマホを内線化するBYODなら、業務用スマホを別に用意する必要もないため、さらなるコスト削減が可能です。

顧客管理の一元化が実現する

スマホ内線化アプリを導入すれば、社員ごとの通話履歴や顧客・取引先に関する連絡先の一元化が可能になります。
いつ誰がどこに電話をかけたのか、社員であれば誰でもわかるようになり、迅速かつ無駄のない顧客コミュニケーションが実現します。

加えて、企業のコミュニケーションインフラを一元化することにより、顧客情報管理を効率的かつ安全に行なえることもメリットです。

社員個人のスマホを内線化する場合でも、プライベートの連絡先と切り分けられるアプリであれば、情報漏洩リスクを低減できます。

スケーラビリティと柔軟性が向上する

スケーラビリティ（拡張性）と柔軟性が向上する点も、スマホを内線化する大きなメリットです。

従来の固定電話による管理の場合、社員やデスクが増えるたびに固定電話端末を新たに購入し、回線を増設して対応しなければなりません。

反対に社員数が減ったときにも、契約の見直しなどが必要になるケースがあり、社員数や事業規模の変化への対応がしづらい点が課題でした。

これに対し、スマホの内線化では、使用するアカウントを追加するだけで、会社の電話番号を使える社員を増やせるのが特徴です。

個人スマホを内線化する場合、スマホを新たに用意する必要もなく、回線を増やすのにかかる費用や手間を大幅に抑えられます。

会社の電話番号をそのまま利用できる

スマホの内線化により、社員全員が会社の電話番号をそのまま利用できるようになるため、導入にあたって新たな電話番号を発行する必要がありません。
つまり、それだけ導入コストも抑えることが可能です。

テレワークの推進に寄与する

リモートワークや在宅勤務の運用にも、スマホの内線化は大きく役立ちます。

スマホで場所を問わず内線を取れるようになれば、社員は会社への電話を確認するため、いちいちオフィスへ出社する必要がなくなります。
家で仕事をしていても、オフィス内と同じ感覚で電話対応を行なえるようになるでしょう。

また、スマホを内線化すれば「電話番のための出社」のような課題も解消できます。

育児や介護に忙しい社員も出社の負担を抑えて働けるようになることで、従業員の満足度や生産性の向上にも寄与するでしょう。

テレワーク・リモートワークのメリット

テレワーク・リモートワークには、以下のようなメリットがあります。

生産性向上

テレワークを導入することで、自宅やカフェなどオフィス以外の場所で働けるようになります。これにより、育児や介護と仕事を両立する場合の負担や、通勤時間や通勤にかかるストレスなどを抑えられ、生産性の向上につながります。

ワークライフバランス向上

テレワークでプライベートの時間をより大切にできるようになれば、ワークライフバランスの向上が期待できます。その結果、社員のエンゲージメント向上や優秀な人材の定着率向上にもつながるでしょう。

コストの最適化

社員がオフィス外で勤務することにより、オフィススペースや販売管理費の削減にもつながります。

柔軟な雇用

リモートワークが可能なことで、地方や海外などオフィスからの距離に関係なく、優秀な人材を積極的に雇用しやすくなります。

BCP対策

オフィスに会社の機能を集約させていると、大規模災害や新型ウィルス感染などの有事の際に、事業を停止せざるをえないリスクがあります。

テレワークの導入により、有事の際も事業を継続できる可能性が高まるため、テレワークはBCP（事業継続計画）対策としても注目されています。

テレワーク・リモートワークのデメリット

テレワーク導入に際してデメリットとして考慮しておきたい要素は、以下のとおりです。

勤怠管理がしにくい

オフィス以外の場所で勤務することで、「出勤・退勤」の概念が「出社・退社」を基準とした考え方ではなくなります。これにより、勤怠管理のルールやツールを新たに設定・導入する必要があります。

情報セキュリティリスク

カフェなどの公共スペースで勤務する際には、端末の紛失や画面ののぞき見などによる情報漏洩リスクに注意が必要です。

また、個人端末の業務利用についても同様のリスクがともないます。セキュリティリスクを抑えるためには、セキュリティポリシーを新たに策定し、社員に徹底させる必要があります。

社内コミュニケーションの低下

会議やミーティングだけでなく、情報共有においても「近くにいない」ことのデメリットがあります。

今まで対面コミュニケーションを重視してきた場合には、コミュニケーション量の減少によって想定される課題には対策の必要があるといえるでしょう。

顧客や取引先からの電話応対スピードの低下

オフィスの電話を利用することができないため、電話の取り次ぎなどのオペレーション負担が増加します。

電話応対のスピードが遅くなることで、顧客満足度の低下にもつながりかねません。会社の信用にかかわる課題となるため、最も対策を要するデメリットといえます。

電話通信料

社外にいる社員との電話を頻繁に行なう場合、通信料も大幅に増えてしまいます。

テレワーク・リモートワークの課題は電話の対応

上記のデメリットのなかで最も対策が必要なのは「顧客や取引先からの電話応対スピードの低下」であると説明しました。

取引先からオフィスの代表電話番号に電話がかかってきたとき、通常は内線転送で対応が完結します。

しかし、テレワーク先の社員に電話を取り次ぐためには、オフィスに出勤している社員が一次応対したあと、在宅勤務をしている社員に電話やメールで伝言をする必要があります。

この課題を解決するには、「電話の転送」をいかにスムーズに行なえるかが重要です。電話の転送を問題なく行なえるシステムを導入したい場合は、クラウドPBXの利用を検討しましょう。

クラウドPBXとは？

クラウドPBXとは、その名のとおりPBX（電話交換機）をクラウド上で管理するものです。PBXをクラウド上で管理することで、テレワーク・リモートワークをしている社員のスマートフォンをオフィスの電話機として使用できるようになります。

つまり、オフィスにかかってきた電話をスマホで直接応対したり、03で始まるような会社の電話番号を使用してスマホから発信したりすることも可能です。スマホへの内線転送（スマホ内線化）も実現します。

オフィスの電話を内線転送できるアプリ、SPICA

SPICA（スピカ）は、スマホをビジネスフォンとして利用できるクラウドPBXアプリです。SPICAには、以下のようなメリットがあります。

社員のスマホを活用可能

契約のうえ、社員のスマホに公式無料アプリ「SPICA（スピカ）」をダウンロードすれば、スマホをビジネスフォンとして利用できます。アプリのUIは非常に見やすいデザインで、直感的に操作することができます。

外線電話の着信と転送が可能

会社の電話回線（代表電話番号などの03番号の固定回線）とスマホは、クラウドシステムを利用して連携します。

これにより、外出先はもちろん自宅やサテライトオフィスなどのテレワーク先で、「まるでオフィスにいるかのように」電話応対が可能です。

無料でスマホ内線化が実現

オフィスで勤務している社員が電話を受けた場合に、外出中の社員やテレワーク中の社員に内線を転送することもできます。

オフィスにいないときに顧客や取引先から電話がかかってきたとしても、「まるでオフィス内にいるかのような」スムーズな電話応対が実現します。なお個人のスマホでも、SPICAアプリをインストールしていれば、社員同士の電話代は無料です。

クラウドPBX SPICA（スピカ）

クラウドPBX「SPICA」はテレワークのデメリットも解消します

SPICAには、テレワーク導入のデメリットを解消できる機能が多く搭載されています。

電話帳の切り分け

SPICAアプリ内で単独の共通電話帳を持っているため、個人の端末を利用する場合でもプライベート用の電話帳とビジネス用の電話帳の切り分けが簡単にできます。
ビジネス用の電話帳はセキュリティが強固なアプリ内で保管されているため、顧客情報の漏洩リスク対策にも有効です。

チャット機能

チャット機能により、テレワークにおける社内コミュニケーション不足の解消につながります。

FAXのPDF転送

オフィスに届いたFAXをPDFに変換してスマホへの転送が可能です。重要なFAXが送られてきたときも時間と場所を問わずに対応可能となり、ビジネスチャンスを逃しません。

全通話録音 ※レンタルプランの場合利用可

外線通話に対する全通話録音を行ない、社内のLAN上のパソコンから録音データの確認、削除、バックアップなどが可能です。

クラウドPBX SPICA（スピカ）

クラウドPBX「SPICA」の利用料金

クラウドPBX SPICA（スピカ）について問い合わせ

クラウドPBX「SPICA」の導入方法

クラウドPBX SPICA（スピカ）について問い合わせ

まとめ

スマホの内線化は、会社側のコスト削減や生産性向上、顧客満足度の向上などにつながるだけでなく、テレワークや在宅勤務など社員の柔軟な働き方を実現し、従業員満足の向上にも寄与します。

顧客ニーズや働き方がますます多様化するなかで、スマホの内線化の重要性はさらに高まっていくでしょう。

ビジネスシーンの変化に対応し、会社として継続的に成長していくためにも、クラウドPBX「SPICA」を導入してスマホの内線化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

クラウドPBX SPICA（スピカ）｜クラウドPBX NAVI

最新記事