クラウドPBXでFAXは使える？FAX機能のクラウド化によるメリット・デメリットも紹介

クラウドPBXを導入後も、FAXを利用する方法は複数あります。クラウドFAX機能を備えたクラウドPBXもあるため、どの方法がよいのか知りたい方もいるでしょう。

この記事では、クラウドPBXでFAXを使用する方法、FAXをクラウド化するメリット・デメリットを説明します。FAXのクラウド化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXでFAXを使用する方法

クラウドPBXは、インターネット回線を使用します。クラウドPBXではFAXの利用自体は可能ですが、今まで使用していたアナログ電話回線に接続する複合機やFAXは、そのまま使用できなくなるため、対処が必要です。

クラウドPBX導入後にFAXを使用する方法を5つ紹介します。

変換アダプターを使用する

クラウドPBXでは、デジタル信号で通信を行ないます。現在利用しているアナログ方式の複合機やFAXは、変換アダプターを使用してインターネット回線に接続すれば継続利用が可能です。

変換アダプターによる接続は、多くの企業で用いられています。しかし、環境によってデータの送受信がスムーズにいかないケースがあるため、注意が必要です。

FAX用にアナログ回線を残す

現在NTTのアナログ回線を利用している場合には、クラウドPBX導入後も現在利用中の電話回線を解約せずにFAX用に残しておくことで、既存のFAXや複合機をそのまま利用できます。

利用中の番号がデジタル回線の場合にはFAX番号のみをアナログに戻す必要があります。

ただし、アナログ回線を残す場合、クラウドPBXの利用料金に加えて電話回線の月額利用料も必要です。

新規FAX番号を取得し転送する

FAX番号を継続利用したいもののアナログ戻しができない場合は、転送を利用する方法もあります。

その転送を設定するには、まずクラウドPBX導入時に新規のFAX番号（NTTのアナログ回線）を取得してから従来の複合機と接続します。すると既存の番号で受信したFAXが新規のFAX番号に転送されます。

今までと同様に複合機を使える方法ですが、転送のたびに費用がかかることがデメリットです。

光電話に対応した複合機を導入する

光電話を用いるクラウドPBXであれば、光回線に対応した複合機を導入する方法もあります。

FAXは基本的にアナログ電話回線の規格に準拠しており、アナログ回線と同等の通話品質が保証されている光電話であれば利用は可能です。しかし、メーカーが光回線での動作保証を行なっている複合機は限られます。

また、複合機の導入コストも考慮しなければなりません。これから複合機を導入したい場合には選択肢となりますが、現在複合機を利用中の場合には慎重な検討が必要です。

クラウドPBXのFAX機能を利用する

ここまでは既存の複合機などを使ってFAXを使用する方法でしたが、クラウドPBXには、FAX機能が用意されているものも多くあります。

クラウドFAX機能は、専用のアプリを用いてパソコンやスマートフォンからインターネット上でFAXの送受信を行ないます。そのため、アナログ回線を残したり、変換アダプターを準備したりする必要はありません。

ただし、クラウドPBXのサービスによっては、FAX機能を提供していない場合もあるため、サービス選定時に注意が必要です。

FAXをクラウド化するメリット

クラウドPBXでFAXを使用したい場合に、導入が簡単でメリットも大きいのがクラウドFAX（インターネットFAX）です。クラウドPBXのなかには、クラウドFAX機能を持つものも多くあります。

ここからは、電話と併せてFAXもクラウド化するメリットを紹介します。

インターネットがあればどこでもFAX機能を使える

クラウドFAXは、オフィスでも外出先でもFAXを使用できることが大きなメリットです。外出先からFAXを確認してその場で返信できるため、わざわざオフィスに戻る必要はありません。

また、近年導入が進んでいるテレワークにも対応可能です。「FAXを確認するだけのために出社しなければならない」という必要がなくなり、業務効率が上がります。

複合機が不要

FAXをクラウド化すれば、パソコンやスマートフォンで作成したデータを、アプリから直接FAXとして送受信できます。FAX本体や複合機なしでの運用も可能です。

大型の複合機を設置するスペースが不要になる点も、メリットといえるでしょう。オフィスにコストをかけたくない会社にも向いています。

ペーパーレス化・コスト削減を実現できる

通常のFAXでは、受信したFAXは印刷して管理する事業所も多いでしょう。印刷枚数が多くなると、インクやトナー、用紙などのコストがかかるうえ、電気代も無視できません。

クラウド化すれば、パソコンやスマートフォンから確認できるため、紙で必要な場合にのみ印刷する運用ができます。また、パソコンやスマートフォンで作成した書類をそのままアプリで送信できるため、送信時のプリントアウトも不要です。

ファイル共有機能があれば、送受信したFAXはファイルで保存されるため、ペーパーレス化推進にも役立ちます。

データ共有が簡単

FAXをクラウド化すれば、複数人・複数拠点でのデータ共有にも便利です。

紙で受け取ったFAXの情報を共有するには、その場で閲覧するか共有したい相手に再送信する、あるいはスキャニングして電子データにする必要があり、手間がかかります。しかし、クラウドFAXなら個々の端末から受信データを確認すればよいため、情報共有が簡単です。

また、受信FAXはどこからでも確認できるため、受信後の対応漏れ防止にも役立つでしょう。

BCP対策に有効

万が一、地震や台風、火災といった災害が発生した場合、オフィスを利用できません。しかし、FAXをクラウド化していれば、オフィス以外の場所からFAXの送受信ができます。別拠点からの対応も可能で、業務をストップさせずに済むでしょう。

また、FAXデータをペーパーレスで管理できるため、受信した用紙を保存するよりも破損や滅失の防止にもつながります。

FAXをクラウド化するデメリット

FAXのクラウド化には多くのメリットがありますが、使用状況や環境によっては以下3つのデメリットも生じることがあります。

月間送受信枚数や1回ごとの枚数上限があるサービスもある

クラウドPBXが提供しているFAX機能には、通常のFAXとは異なり送受信に制限が設けられているものもあります。

例えば、月間送受信枚数に上限があったり、1回に送れるファイルサイズや枚数に制限があったりします。

FAXを多用する業種の場合には、自社の送受信枚数をカバーできるかどうか確認が必要です。

FAX番号が変更になる可能性がある

クラウドPBXでFAX機能が利用できる場合でも、電話番号の取得方法や市外局番、クラウドPBXのサービス対応状況によって、既存のFAX番号を持ち込めません。また、市外局番が選択できず、050番号での運用になるケースもあるでしょう。

FAX番号が変更になれば、取引先への周知や、FAX番号が記載される印刷物の変更などを行なわなければなりません。

FAX番号を変更したくない場合には、新規で取得した番号に、既存のFAX番号から転送する必要があり、既存番号の基本料金や転送費用がかかります。

手書きの原稿はスキャニングが必要

通常のFAXは送信時に原稿を読み込ませ、そのまま送信できます。

FAXをクラウド化すれば、パソコンに保存したデータはプリントアウト不要でそのままFAXとして送信できます。しかし、手書き原稿の場合には、一度スマートフォンやスキャナで画像データを取り込まなければなりません。

デジタルデータ以外のものを送信する機会が多い場合には、環境によって既存のFAXより手間がかかるように感じられるでしょう。

クラウドPBX SPICAはFAXのクラウド化も既存回線利用にも対応

クラウドPBX「SPICA（スピカ）」は、初期費用0円・月額基本料金3,500円から始められる、リーズナブルなクラウドPBXサービスです。

NTTの03や06から始まる番号、楽天の050から始まる電話番号をそのまま引き継げます。また、ソフトバンク、KDDI、NTTコミュニケーションの回線を利用している方も、PBXを設置すれば引き継ぎ可能です。

FAX機能は、既存FAXの接続とインターネットFAXに対応しているため、自社に合った環境を構築可能です。専任のコンシェルジュが在籍しているため最適なプランをご提案できます。お気軽にご相談ください。

まとめ

クラウドPBXの導入後もFAXは利用可能です。既存の複合機も接続できますが、FAX機能もクラウド化することで、電話と同様に場所を問わずオフィスのFAXを利用できるようになります。

クラウドPBX「SPICA（スピカ）」は、既存FAXの接続に対応しているほか、インターネットFAX機能の利用も可能です。低価格でありながら、アナログ電話と同程度の高い通話品質や豊富なオプション・連携機能を備えています。自社環境での無料トライアルもご用意していますので、ぜひご検討ください。

クラウドPBX SPICA（スピカ）公式サイトはこちら