クラウドPBXを導入すべき企業とは？メリットや導入までの流れを解説

クラウドPBXは、インターネットを経由して通話を行なう新しい電話システムです。

従来のビジネスフォンでは、社内に設置されたPBX（電話交換機）と電話回線がつながった電話機同士でしか内線通話が利用できませんでした。

クラウドPBXではインターネット回線を利用することで、社内外の場所を問わずに内線通話が可能となりました。

また、従来のビジネスフォンの機能以外にも便利機能が搭載されており、クラウドPBXを導入することでビジネスの効率化にも貢献してくれるでしょう。

ここでは、クラウドPBXについてわかりやすく解説するとともに、導入の流れやメリットもご紹介します。

クラウドPBXの導入を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット回線を経由して電話機やスマートフォン、パソコンなどの端末同士をつなげ、内線や外線を共有するシステムです。

近年、テレワークの普及によりクラウドPBXを導入する企業が急速に増えています。

従来のビジネスフォンは、社内の電話交換機（PBX）から電話回線で電話機をつなげているため、社内間でしか内線ができませんでした。

一方クラウドPBXは、クラウド上のPBX機能にインターネット回線で接続するため、場所を選ばずどこからでも内線や外線をつなげることが可能です。

また、従来のビジネスフォンと比べ多くのメリットがあるため、新しい電話システムとして大変注目されています。

さまざまなサービスがあるため、導入を検討する際は自社のニーズに合った会社やプランを選ぶことが大切です。

企業がクラウドPBXを導入するメリット

近年注目されているクラウドPBXですが、導入にはさまざまなメリットがあります。
以下では、クラウドPBXの導入で得られるメリットをご紹介します。

コスト削減

従来のビジネスフォンと比べてコスト削減に効果的です。

従来のビジネスフォンでは、主装置や電話機といった機器の導入に数十万円～数百万円の初期費用がかかっていました。

インターネット回線を利用したクラウドPBXでは、機器の設置や配線工事などが不要となり、初期費用を大幅に削減可能です。

通話料金は内線通話が無料です。そのため社員間の端末を内線化することで、外出先や遠方の拠点にいるスタッフでも通話は無料となります。

さらに、クラウドPBXは電話機器などの設置が不要のため、メンテナンス費用もかかりません。

これらの理由から、コスト削減効果が期待できるでしょう。

柔軟な通話システムの構築

クラウドPBXはインターネット回線を利用した電話システムです。クラウドPBXにより、スマートフォンやタブレット、パソコンなどの端末で会社宛ての電話を受けることが可能となりました。

そのため、近年増加しているテレワークや在宅勤務といった新しい働き方へも柔軟に対応でき、電話を受けるためだけに誰かが出社する必要もなくなります。

これまでより効率的に電話業務を行なえるため、今後も需要が高まるテレワークや在宅勤務には欠かせない通信システムといえるでしょう

場所を問わずに電話をとることができる

クラウドPBXは、インターネット環境であればどこからでも会社宛ての電話を受けられるのが特徴です。

従来のビジネスフォンでは社内の電話機同士でしか内線が使えず、外出先や自宅からは会社宛ての電話を受けることができませんでした。

クラウドPBXの導入により、社員間の端末を内線化することで、社外の社員へ電話の取り次ぎや転送がスムーズになりました。

これにより社員の電話対応の負担が減ることで、業務効率化が期待できます。また、スムーズな対応は取引先や顧客にとってもメリットとなり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

クラウドPBXの導入が向いている企業

クラウドPBXの導入はあらゆる企業にとってメリットが期待できます。特に、以下のような企業に向いています。

テレワークを実施している企業

テレワークでは社員がオフィス外で業務を行なうため、電話でのやり取りに手間がかかっていました。

しかし、クラウドPBXを導入することで、インターネットに接続できるパソコンやスマートフォンがあれば、オフィスにいるのと同じように、どこからでも電話をかけたり、受けたりできます。

また、同じクラウド上のシステムにあるため、社員同士だとすべて内線でつながった状態となり通話料金もかかりません。

クラウドPBXは、テレワークを実施している企業にとって、とても便利なシステムです。

電話でのやり取りに手間をかけることなく、社員同士でスムーズにコミュニケーションをとることができ、また通話料金も節約できるので、コスト削減にもつながります。

コールセンターのような多くの電話を受けるビジネスをしている企業

クラウドPBXは、コールセンターなどの電話業務がメインの企業に欠かせないさまざまな機能を豊富に備えています。

電話帳の共有機能・代理応答機能・内線の転送機能など、電話業務を効率化させるサービスを利用できるのが魅力です。

例えば、電話帳の共有機能により、社員同士で顧客の情報を簡単に確認できるため、顧客対応の効率化に有効です。

また、代理応答機能や内線の転送機能は、社員が不在の場合や対応できないときなどにはほかの社員に電話を転送したり、自動音声システムにつなげたりすることができます。これにより顧客の待ち時間を短縮し、満足度アップにもつながります。

海外に拠点を構えている企業

ビジネス拡大のため、海外進出をされている企業も多いはずです。

クラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、国内外問わず社員間の内線通話が無料になります。そのため、海外拠点の社員とも国内にいるのと同じように電話を直接受けることができるのです。

また、これまでは海外拠点先への外線通話には高額な国際電話料金がかかっていました。クラウドPBXの場合海外拠点からの発信とみなされるため、料金が割安になります。そのため、大幅なコスト削減にも効果的です。

海外に拠点を構えている企業にとって、コスト削減や利便性の向上につながる有効なツールといえるでしょう。

クラウドPBXの導入までの流れ

従来のビジネスフォンと比べて、クラウドPBXは導入や運用が簡単に行なえます。インターネットの接続環境とスマートフォンやパソコンに専用アプリをダウンロードするだけで始めることができます。

また、複雑な配線工事や設定作業がないため、契約後すぐに利用を開始できます。

ここでは、クラウドPBX導入の流れを解説します。

管理している電話番号でクラウドPBXが利用可能か確認する

まずは、電話として使用する端末を用意します。端末は、個人のスマートフォンやパソコンも可能です。

電話番号は、現在利用している番号をそのまま継続できる場合もあります。ただし、電話番号の種類や条件によっては利用できないこともあるため、導入前に必ず確認しておくことが大切です。

電話番号をそのまま引き継ぐ場合は、電話番号の引き継ぎ手続きが必要となります。手続きは電話会社やサービス提供会社によって異なるので注意しましょう。

電話番号の継続利用については以下のページでも詳しく解説していますので、参考にしてください。

クラウドPBXの事業者を探す

クラウドPBXは多くの機能を備えており、企業の電話運用を効率化することができます。そのため、導入する際には自社にとって必要な機能を備えたサービスを選ぶことが重要です。複数の事業者に見積もりを依頼することで、価格や機能の比較ができます。

導入にかかる費用はサービスにより異なりますが、一般的に初期費用と月額費用がかかります。初期費用は、おもにサーバーやインターネット回線の設置といった初期設定にかかわる費用です。月額費用は、利用人数や通話料、オプション料金などによって異なります。

クラウドPBXを導入する際には、自社の予算と必要な機能を考慮したうえで最適なプランを選ぶようにしましょう。

利用料金について詳しく知りたい方は以下のページがおすすめです。
「クラウドPBXの利用にかかる料金はいくら？コスパ重視で選ぶ方法を解説！」

クラウドPBXサービスの導入を行なう

クラウドPBXは、インターネット回線を利用した電話システムであるため、導入前にはインターネットに接続できる環境が必要です。

また、現在使用している電話番号をそのまま引き継ぐ場合には、電話番号の移行手続きが必要です。

サービスの導入に際しては、インターネット回線の工事や電話番号の移行が必要になるかどうかを、事前に確認することをおすすめします。

クラウドPBXサービスの運用

サービスの導入が完了したら、基本的な設定を行ない実際にサービスの運用を開始しましょう。

クラウドPBXはインターネットを利用しているため、インターネット回線の不具合や電話機の不良などによりトラブルが起こる可能性があります。

問題が発生した場合は、すみやかに事業者のサポートサービスを利用しましょう。

クラウドPBXならSPICAがおすすめの理由

SPICAは、株式会社メガが提供するクラウド型のPBXサービスです。

電話機の設置や回線工事は不要で、公式無料アプリ「SPICA（スピカ）」をスマートフォンにダウンロードするだけで簡単に利用ができます。画面も見やすく、直感的な操作方法なので、ITに詳しくない方でも安心して使うことができます。

SPICAは、総務省通話品質基準「最高基準クラスA」を獲得するなど、安定した通話環境を提供しています。

また、従来のビジネスフォンとは異なり、スマートフォンやタブレットなどの端末を内線電話として利用できるため、テレワークにも最適です。社員間の内線通話も無料なので、会社の経費削減にも効果が期待できます。

さらに、通話録音や着信転送などの機能も充実しているため、ビジネスシーンで役立つでしょう。

SPICAは、「ビジネスフォンを使用せずにスマートフォンだけで運用したい」、「スマートフォンを3台以上使いたい」、「スマートフォン一台で複数の電話番号を使い分けたい」などのさまざまなニーズに対応できるクラウド型のPBXサービスです。

フリーダイヤルやメール、チャットによるサポート体制が整っており、万が一のトラブルでも安心です。

まとめ

クラウドPBXは、インターネット回線を利用して電話機やスマートフォン、パソコンなどの端末同士をつなげ、内線や外線を共有するシステムです。

従来のビジネスフォンでは、社内でしか内線をつなげませんでした。クラウドPBXを導入することで、インターネット環境があれば、社外や遠方などどこからでも内線通話が利用できます。

また、電話業務の多いテレワークを実施している企業やコールセンター、海外に拠点がある企業はコスト削減や効率化を図るためにも導入をおすすめします。

サービスやプランが豊富なため、クラウドPBX導入の際は自社のニーズに合ったサービスを選びましょう。